给团队写配置说明时别漏掉这些
给团队写快连VPN的配置说明时，最常见的问题不是内容太少，而是关键信息被遗漏。我们在整理自己的说明文档时，发现了几个容易忽略的地方。下面的内容只讲文档的结构和写法，不涉及任何具体的账号信息。
- 说明中要写明适用的系统版本，而不只是应用版本。
- 要标出哪些选项不能随意修改，并解释原因。
- 遇到问题的反馈路径要写清楚，包括找谁、怎么记录。
- 更新后哪些内容需要重新确认，要单独列出。
写给新成员的部分
新成员通常不知道哪些地方可以问，也不好意思反复问。我们在文档开头加了一段“第一次使用请先看这里”，列出三件最需要先做的事，其余内容放在后面慢慢看。
写给负责人的部分
负责人需要知道每台设备的用途、谁在使用，以及出问题时的处理顺序。我们把这些信息放在文档的最后，单独成章，便于交接。文档的整体结构可以参考团队说明文档的结构，按自己团队的习惯调整即可。
文档写完之后，我们会请一位新成员按照说明操作一遍，看看哪里卡住、哪里看不懂。这个环节往往能发现很多自己写作时忽略的问题。根据反馈修改之后，再正式发布到团队群里。新成员试读的方法是我们的做法，花的时间不多，效果却很明显。
在写说明文档时，我们还会特别注意语言的统一。同一个操作，前后用了不同的说法，很容易让人误以为是两件事。因此我们约定了固定的用词，比如“连接”和“断开”不混用，“节点”和“线路”也只用其中一种。这个细节看似琐碎，却能减少很多不必要的疑惑。
文档中的截图也要定期更新，因为应用界面可能会变化。过时的截图比没有截图更容易误导读者，所以我们把更新截图列入了每次版本发布的检查项。
文档的最后，我们通常会附上一个简短的修订记录，写明每次修改的日期和主要内容。读者看到修订记录，就能判断手里的版本是否还是最新的，减少因版本不一致造成的困扰。